【干货分享】管理小微型企业，工作圈比X信更靠谱！

珊瑚灵御是一家向企业和个人用户提SAAS服务的移动互联网安全公司,企业处于高速发展期。像我们这样的小微企业,人员分工很难做到精准明确,大伙都想有分身术,通常1个人不得不分成8个人用!随着移动互联网的快速发展,公司开展的项目逐渐多了起来,然而各种项目管理的问题也随之而来,小则项目推不动,大则企业收入受影响。如何能让每一位相关人都能高效地做好项目管理,将企业内部资源最大化利用,是我们小微企业管理者最关注的问题。 北京珊瑚灵御科技有限公司联合创始人、CMO吴庆先生 针对以上困惑,很多公司都有相关的制度,但是制度是人定的,可变性很大。如果没有一个好的平台、工具辅助你,制度很可能变成一句空话。 好在1年前我们遇到了畅捷通工作圈,借助工作圈圈子、群聊、签到、审批等功能,项目管理顺畅了,办公效率直线上升,公司效益也同步提升不少! (一) 圈子里聊项目,忙而不乱 曾经我们也用X信来做工作管理和沟通, 但X信群里聊天不好分主题,更别说分项目,聊着聊着大伙就嗨了,话题也跑偏了,他人的回复评论很容易被无效信息淹没。公司一共几十个人,每人肩负十几个大小项目,群建多了,特别容易串群聊晕! 直到开始尝试工作圈,没想到就是这个小小的圈子功能,一天帮我们梳理了近一个周累积下的项目及进展情况。我们分主题将相关人拉到一个圈子,围绕这个项目展开讨论,中间所出现的问题、进展,及相关人的回复,领导的建议,都能一一按照时间顺序显示出来。之前一个人参与3个项目,光看群聊就要半天时间,现在用了工作圈只要相关人有回复就能收到提醒,一个人用圈子管理10个项目,都轻轻松松。 此外,圈子还有一个好处,即便是最新加入的成员,也能快速找到相关历史信息,而这个类似“留声机”的功能,在工作圈群聊功能里也有,新入群的同事喜欢用它查看项目历史信息了解事情的来龙去脉,管理层有它少了解释成本也更省心。 工作只用工作圈!现在一有新事情,我第一反应就是建个圈子!如今,市场工作圈、技术工作圈、售前事业部等,都是我们公司的活跃圈。我认为,圈子的分主题讨论、群聊的历史消息溯源,是工作圈跟微信相比最明显的优势。这两个功能看似简单,实则解决了很大的问题。这种强交互关系,正是我们急需的!而且,一旦用了,就再也离不了了! (二)5秒搞定考勤统计,HR就爱它 不怕大家笑,因为处于创业期公司人员少,为了节约成本,一年前我们的考勤还是靠员工在笔记本上签名完成的。一到月末,我们的HR小姑娘就不干了!仅仅统计全员的签到时间就要半天,更别说再一对一沟通迟到、请假、出外勤等情况了。另外,签到时划一下,太随意,代替打卡这种情况也是有的。后来,我们买了台指纹打卡机,高科技的东西,总容易出点故障,指纹刷不上,一样影响考勤统计。跑客户出外勤的同事,还得让他先到公司按个指纹再去见客户,完全耽误时间! 用工作圈的考勤打卡,就省事多了! HR做考勤汇总时5秒钟导出表格,数据一目了然!管理员只要把打卡范围设置好,员工摇一摇也可以打卡,方便!像我这样经常出外勤的同事则可以定个位,用外勤签到在见客户的路上、现场随手签到、拍照!现在,不少人还在里面把当日的工作纪要都在外勤签到上备注了。 (三)报销、请假,这都不是事儿 自从有了工作圈,请假、报销都不是事儿!这是我们员工经常跟我说的一句话!我这经常性出差,员工有急事要请假发邮件怕我接收不方便,打电话怕影响谈判,现在他们用工作圈直接发起请假,事由、时间、工作交接人都交代得一清二楚,他的假好批了,工作也能正常进展,大家都开心。报销更是如此,我们公司虽然不大,但报销至少要经过2、3级,特别是出差前要预支一些款项,需要各个相关人都在公司才能完成。 现在,用了工作圈员工自己发起审批,把具体事由写清楚,再发起个多方电话会议,不管相关人在不在公司,只要收到审批提醒,上级领导、财务很快就能把流程走完。原来一个周才能走完流程借到款,现在20分钟搞定!重要的是,工作圈报销、审批还有记录功能,省的月底忙起来忘记具体金额和事项。这是以往电话、纸质审批做不到的。 【感言】 珊瑚灵御专注于2B市场里的企业移动安全,保证企业级客户在使用时的数据安全。在公司管理上,工作圈帮我们实现“管理更简单、业务更敏捷”;在企业业务上,它有助于我们深入了解移动办公这种场景下到底存在哪些安全隐患,让我们知道哪些场景客户是高频使用,急需提高安全意识去做防护的。未来,我们希望能与畅捷通与工作圈有更多的合作,来打造安全的移动办公环境。 【公司介绍】 北京珊瑚灵御科技有限公司,简称珊瑚灵御。是一家向企业和个人用户提供SAAS服务的移动互联网安全公司,专注于智能终端的环境安全、数据安全、存储安全、应用分发及运行安全。产品及服务包括安全评估、安全检测、安全加固、安全沙箱、安管平台。公司已获取A轮投资并处在高速发展。创始人员主要来自于从事信息安全10年以上的老兵。 (未知)