万人参与的活动是怎么办起来的？ 幕后操盘手教科书式解读

最开始接触GEW,我其实是拒绝的,觉得这个活动缺少灵魂,没有可持续性,今年搞得轰轰烈烈,明年不做了,之前积累都会化零。每次开总结会,领导也在纠结,GEW的价值是什么?明年还要不要做?团队这么辛苦值不值得?后来做了转型, GEW成为线下融资对接平台,产出也有了现实意义。 围绕对接目标,我们从板块到细节都做了设计,参加过GEW的人会发现,胸牌上身份字体特别明显,这是为了创业者和投资人远远地就能确认眼神,找到对的人。

是什么保证了GEW的顺利举办? 全球创业周中国站执行总负责从策划到执行分享GEW 的整个操盘流程,特别是执行层面,直接抛出大量细节。

全球创业周(GEW)是全球创业领域的顶级盛会,在170个国家共同举行。每年11月,超过50场创业主题活动在一周内举行,参与人次超过10000人。自2007年第一次举办全球创业周中国站(GEW-China,后文GEW特指GEW-China)以来,今年已是第12届。

大型活动,一个能拼能打仗的团队是核心,而做GEW,不能太聪明,不能计较当前得失。听说在我之前,EFG刚做GEW时,创始人就从来没有过周末。14年首次转型活动众筹形式,因为经费有限,人力投入极少,我拉着当时还是男朋友的老公一起加班做设计,然后一起在凌晨三四点钟回家。到现在,团队成员也是一样的风格,周小杜的孩子可以说是跟着GEW一起成长的,刚出生就被外婆带着住在会场旁边的酒店,等妈妈活动间隙抽空给喂个奶,去年活动开始前两个月,就被送回了奶奶家。传播组还有个传统,拼出稿时间,嘉宾演讲刚结束,稿子就出来了,所以活动期间,一般是顾不上吃饭的。

同事问我说,看完这篇文章真的能复制一个GEW吗?我说可以,但有三个条件:1、不以盈利为目的的组织属性;2、十年积累的创投圈行业伙伴;3、一个类似我们的执行团队。

下面来干的了!

壹 策划层面

1、形式转变:从自导自演到联合唱戏

2013年以前,GEW完全由主办方创业基金会(EFG,全国首家支持青年人创业的公益基金会)独家唱戏,核心内容是邀请政府领导、企业家大佬参加开幕式,走高大上路线,观众多为定向邀请的圈内合作伙伴。

2014年开始,组委会开始尝试活动众筹模式,现场由数个50-800人不等的会场组成,组委会搭台,为优秀创服机构提供场地布置、LED屏、活动宣传、签到服务等会务支持,而合作伙伴作为单场活动主办方,负责活动主题设计、嘉宾邀请和宣传。

在活动组织层面基本可以“拎包入住”,让优质创投服务机构用最少的成本,将精力聚焦在提供更优质的创业服务,建立其在创投圈的影响力。

一个小细节:一为保障合作伙伴品牌的最大呈现,GEW会场LED一直保持极简,确保适应各种品牌的调性。

2、功能转变:从传播创业文化到融资对接平台

为什么要办GEW?最终产出和价值是什么?问题的答案指导了我们的精力分配。

早年,GEW定位创业氛围的营造,在口号、视觉方面大下苦工。随着社会大环境的改变,GEW的历史使命告一段落,需要寻找新的支点,于是我们将口号“汲天下智,铸创业力”和主视觉基本固定下来,更多精力放在打磨内容上。

17年开始,我们收集并梳理了100多条创业者需求后,把“有用”聚焦在“融资”上。

早期创投行业兴起晚,目前行业整体工作效率不高,线上融资平台虽然便捷,但线下面谈仍然必不可少的,所以投资人不是在聊项目就是在聊项目的路上,创业者启动一轮融资,2-3个月成功都算是顺利的。

所以我们就想,既然GEW借知名企业家、投资人这些嘉宾的号召力,把创投圈的人聚在一起,可否为创业者和投资人牵线?把全国的创业者和投资人都聚集起来,将原本2个月的融资时间压缩到7天,让创业者把精力聚焦在做业务上。

贰 执行层面

1、方案策划

GEW方案一般在3月出框架,分会议、展览、融资三大板块。规模基本保持在50+场创业主题活动;100+创业企业参展;500+创业项目、100+投资机构参与融资对接。形式和规模近年大体保持不变,组委会每年会在内容上提出更高要求,对单场活动主办方的选择也越来越慎重。

今年计划以产业为主线,由行业龙头企业牵头当天主题日,与投资人、创业者和媒体共同探讨行业发展的机遇与挑战,为产业链上下游上的创业企业提供资本和市场的对接。

2、场地选择与规划

GEW在同一个地点安排出50-800人大小不等的会场4-7个,会场设计上,GEW几个会场只有大小之分,没有主次概念,所以每个会场要兼具独特的风格定位和包容性。

另外,创业企业的展览不像大企业,自带吸睛能力,在设计时要考虑观众流量,可能停留时间等;一对一融资对接区则要相对独立。

3、媒体顾问沟通会

方案初步成型后,组委会会邀请澎湃、文汇报、第一财经、新华社、经济日报等主流媒体记者作为组委会媒体顾问,召开10人以内小范围的茶话会,请顾问结合当年热点,对GEW的传播内容和方向提供建议。

4、合作伙伴沟通会

因为要沟通的合作伙伴众多,活动合作、商务合作、媒体合作、供应商、展商、分站等多达几百家。为提高效率,组委会于每年6月底7月初召开合作伙伴沟通会,邀请潜在合作伙伴出席,全面解读当年GEW的安排。

5、执行进度表(敲重点)

1)执行进度表的作用?

避免每周安排工作时总是“跟着感觉走”,如果没有执行进度的规划,往往导致工作节奏安排前松后紧,越临近期限越乱。

团队成员相互了解各自工作内容,协同;

提高与上级的沟通效率:一方面,让上级了解项目进度,以便在必要时获得领导协助;另一方面,由于没深度参与,如果不了解项目进度,上级常会觉得这也没做,那也没做,因焦虑打乱项目组的工作节奏。

2)执行进度表怎么做?

项目分解:确定所需资源,清楚何时、何人、该干何事。

分解原则:完全穷尽,彼此独立。每条任务都有清晰的责任人,能够估算工作量和时间、资源、成本,通常活动长度不超过一周。

3)常见的问题

仅有里程碑式的少数几个时间点, 分解不够细,不足以指导项目执行;

项目进度变更随意,一直延误承诺时间。项目经理要对这些日期进行明确,大家必须一致认为这些期限是他们的目标;项目组成员须了解哪些任务是关键,哪些任务可以有浮动时间。

不管用何种线上团队协作方式,一张根据项目进展不断更新的整体执行进度表是基础。

6、项目启动会

1)出席人员:全体项目组成员

2)举办时间:方案成型,项目组成员确认后

3)会议目标:

项目组成员相互认识

明确沟通机制

明确目标

一起审阅执行进度表

找出难点或可能出问题的环节

获得团队成员的承诺

4)会议内容:

项目负责人介绍

整体方案

项目里程碑

项目进度表

与相关负责人确认,发现问题并讨论。

说明:

如项目负责人非项目组成员领导,需请共同的领导参会,以协助任务落实。

7、全体人员分工说明会

1)出席人员:全体项目组成员

2)举办时间:前期筹备结束,开始前2天

3)会议目标:

现场执行手册解读

明确现场分工

明确现场沟通规则

找出难点或可能出问题的环节

4)材料准备:

整体会务统筹执行文档

现场布局图;

活动排期总表;

组委会活动议程;

现场分工联络表(含现场沟通机制);

志愿者安排表;

后勤安排(交通、住宿、餐饮);

嘉宾合作伙伴接待安排;

开幕式分工表;

物料表、物料回收表;

摄影摄像安排、摄影点位表;

速记安排;

直播安排;

风险预案。

单场活动执行文档主要包括

说明:活动现场最重要的文件,通过三表(通讯录、物料表、流程表),确保三到(人到、物到、流程到)。

8、项目总结会

1)外部总结

项目背景和目标回顾

项目过程汇报

项目成果展示

项目建议和下一步计划

常见问题:经验教训总结、传承不够

2) 内部总结

项目分享会

项目文件归档

常见问题:项目组成员对文档的重要性认识不足

9、文档管理

1)缺少维护文档

项目工作紧张时,第一个去掉的就是文档工作;

有时即使有时间,也不会创建文档;

创建了文档,却很少在项目进行过程中维护它。

2)症状:

文档过时;

没有记述项目的决策及决策原因;

没有对变化进行跟踪。

一旦项目结束,将来维护这个项目的人员,需要通过文档来了解项目。

10、人员

1)工作组

2017年,GEW组委会核心工作组成员为20人,平均每位正式员工带2名实习生。

筹备期,分策划组、嘉宾组、会务组(包括活动合作、商务合作等、设计、物料等)、传播组、技术组、后勤组、融资服务组、市场服务组、商务合作组。

活动现场,分签到组、门禁组、物料组、咨询组、引导组、后勤组、融资服务组、市场服务组、创业加油站、展区组、活动组、摄影组、传播组等。

除了正式员工和实习生,有一群人撑起了GEW的半边天,那就是经过层层选拔,从全国各地汇聚而来近百名大学生志愿者。

2)嘉宾

2017年参与GEW的嘉宾为777位,对于组委会而言,最核心的是开幕式嘉宾,组委会对开幕式嘉宾的选择会从两方面考虑:一是自带大流量的知名人士,二是不知名但极具潜力的创业新锐。

具体为以下五类:

国内外关注创业者成长的知名企业家(如:柳传志);

有卓越投资案例的知名投资人(如:朱啸虎);

国际知名创投类公益机构创始人(如:考夫曼基金会主席Carl·J·Schramm);

知名学者(如:国务院发展研究中心研究员吴敬琏);

有独特创新性或典型代表性的创业企业创始人(如:泰坦科技创始人谢应波)。

GEW嘉宾(部分)

Carl·J·Schramm 考夫曼基金会主席

吴敬琏 国务院发展研究中心研究员

罗康瑞 香港瑞安集团董事局主席

王均豪 均瑶集团公司总裁

柳传志 时任联想控股有限公司董事长

陈东升 泰康人寿股份有限公司董事长

潘石屹 SOHO中国有限公司董事长

朱晓明 中欧商学院院长

阎 焱 赛富亚洲首席合伙人

郑永刚 杉杉投资董事局主席

沈南鹏 红杉资本创始及执行合伙人

胡旭波 启明创投生物医疗合伙人

宋安澜 软银中国主管合伙人

牛文文 创业黑马集团董事长、黑马学院院长

胡 润 胡润百富董事长兼首席调研员

徐子望 CXC创投基金董事长

南立新 创业邦杂志社CEO

陈朝益 前英特尔中国区总经理

郭广昌 上海复星高科技(集团)有限公司董事长

季 琦 华住酒店集团CEO

范 敏 携程计算机技术(上海)有限公司CEO

孙 坚 如家酒店CEO

周鸿祎 360创始人

李书福 吉利控股集团创始人兼董事长

江南春 分众传媒董事局主席、首席执行官

李开复 创新工场创始人

袁 岳 零点集团董事长,飞马旅创始人

章苏阳 IDG技术创业投资基金合伙人

陈琦伟 亚商集团创始人、董事长

卫 哲 时任阿里巴巴CEO、现任嘉裕基金董事长

徐小平 真格天使基金创始人

吴长江 雷士照明控股有限公司董事长兼首席执行官

邓 锋 北极光创投创始合伙人

Ken Wilcox 硅谷银行金融集团总裁兼首席执行官

3)观众

GEW观众组成:60%左右为创业者、投资人、创投服务工作者等创投行业人士,30%左右为高校学生。

GEW观众主要招募方式:

组委会历史创投数据库短信/EDM;

合作伙伴联合宣传;

GEW官方微信公众号活动发布;

创投朋友圈海报转发。

辅助招募方式:

各活动发布平台活动发布;

地铁等公益广告;

媒体报道。

11、活动

1)组委会活动

除开幕式、天使及早期投资峰会、Doer Link世界500强企业创新需求发布会等一系列创投活动之外,组委会的一大工作重点就是联合国内外主流投资机构,共同打造线下融资平台“VC有约”,每天按照先进制造、消费升级、企业服务等不同行业主题,汇聚数百名投资人和上千家创业企业,为创业者开通融资绿色通道。2017年,参与路演项目91个,参与一对一面聊项目235个,参与投资机构231家。

今年,组委会将继续升级“融资”功能,将产业资本纳入GEW伙伴体系,请行业大佬牵头主题日,帮助创业者和投资机构获取更多融资机会。

同时,融资功能计划再细分,有股权融资,也有债权融资;有直投基金,也有优秀FA;有公益投资,也有市场投资。

产业合作伙伴(部分)

2)合作伙伴活动

猎云网等近200家创投圈主流机构先后在GEW上作为单场活动主办方组织创投活动。

12、展览

GEW的展位规模一般不大,2m*2m的展位不超过100个。因为展位数量有限,每家企业参展时间不超过2天。

参展条件:

创新型创业企业优先,原则上成立5年内;

产品上线,团队完善,拿到投资的企业优先。

13、传播

直接看17年的传播执行方案

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渠道上,随意感受下上海8条地铁线同步投放的气势。

14、设计

设计数量不算多,也就1000多个画面吧。不过为减轻设计师的工作量,提高工作效率,在确保品质的前提下,我们还是要寻找一切可以偷懒的办法,于是无所不能的技术兄弟们为创业周刊的设计开发了两套系统。

活动页面自动生成系统:近70场活动介绍

展位页面自动生成系统:100多家参展企业介绍

15、物料

工作服:志愿者服装为红色、组委会服装为黑色。

资料袋:2017年组委会特意贴心地在资料袋一边内侧加了一个小暗袋,这应该是最不像广告袋的广告袋了吧?如果我不说,你一定不知道这是广告袋。

16、报名-签到 系统

自14年开始,组委会依此使用了市面上几家主流的活动报名签到系统,但由于GEW的观众要经历组委会和单场活动主办方两重审核,最终没找到现成的解决方案。于是组委会无敌技术组再次出马,自行开发了一套活动报名-签到系统。这套系统,除了服务创业周,同时也开放给创投圈的伙伴,各种创投主题活动均可在创业周官网发布。

最后总结一下!

一个大型活动的举办,前期策划和准备必不可少,但你也会发现,众多活动在一些细节和流程准备上有很多共通的地方。今天以全球创业周活动为代表,干货分享幕后细节就到这里!看完干货,不知从何下手操办万人活动的你是否有了些思绪!

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